Een leveranciersportaal laten maken waar leveranciers zelf hun documenten en certificaten beheren. Met compliance-scores, automatische alerts en directe AFAS-koppeling. Wij hebben er een draaien voor 100+ leveranciers bij Met WA Beveiliging.
Plan een gesprek Bekijk kostenEen leveranciersportaal laten maken is zinvol als je team per mail achter documenten aan loopt. Je krijgt certificaten binnen. Iemand slaat ze op. Bij de volgende audit blijkt de helft verlopen. Wij zien dit dagelijks. In facility, beveiliging, logistiek, industrie.
Vier pijnpunten die we keer op keer tegenkomen:
VCA, ISO, verzekeringen, G-rekeningen. Niemand houdt einddatums bij tot iemand er naar vraagt.
Je weet dat “de meeste leveranciers” voldoen. Maar niet welke onder de streep zitten.
Bij elke nieuwe leverancier dezelfde lijst opvragen. Achteraan mailen. Weer opnieuw bij de volgende.
Aparte Excels, geen gedeeld beeld. Audits worden zoekplaatjes.
Een portaal lost dit op. Niet door meer tools, maar door eigenaarschap. De leverancier uploadt zelf. Het systeem stuurt zelf alerts. Jouw team ziet zelf het dashboard.
Een leveranciersportaal is een web-app. Je leveranciers loggen in en beheren hun eigen data. Jij ziet als inkoper wat er staat. De kern die wij in bijna elk portaal bouwen:
Voor certificaten, KVK, verzekeringen. Per categorie. Met versiehistorie en audit trail.
Bij verloop binnen 30, 60 of 90 dagen. Naar de leverancier en naar jouw team.
Een percentage of kleurcode op basis van wat compleet en geldig is. Direct zichtbaar op het dashboard.
Leverancier ziet eigen data. Inkoop ziet alles. QHSE ziet de compliance-laag. Audit ziet logboek.
Leveranciers komen uit AFAS, Exact, SAP of in-house. Niet dubbel onderhouden.
Voor overeenkomsten, gespreksverslagen en algemene inkoopvoorwaarden. Op een vaste plek.
Wat het geen portaal maakt: een gedeelde SharePoint-map. Dat is een archief. Een portaal dwingt proces af. De leverancier moet invullen. Het systeem meet. Het dashboard toont.
Met WA Beveiliging is een nationaal beveiligingsbedrijf. Actief in zorg, havens en events. Honderden beveiligers in het veld. Tientallen onderaannemers en leveranciers. Voor elk van hen moet de papierwinkel kloppen. Anders mag er niet gewerkt worden op klantlocaties.
Voor de komst van het portaal ging dat per mail. Leveranciers stuurden certificaten naar een algemeen postvak. Iemand sloeg ze op. Bij audits van eindklanten moest het hele archief uitgekamd worden. Dat zijn vaak zorgorganisaties met strikte eisen.
Wij bouwden het systeem in React en .NET. Het draait op Microsoft Azure. Leveranciers uploaden zelf hun documenten. Het systeem berekent een score per leverancier. Bij documenten die binnen 90 dagen verlopen gaat een alert uit. Naar de leverancier en naar Met WA. Directe koppeling met AFAS voor sync van leveranciers en medewerkers. Een bibliotheek voor gespreksverslagen, overeenkomsten en inkoopvoorwaarden.
Het bouwen duurde ongeveer 2 maanden. Daarna nog 1,5 maand om alle leveranciers aan te haken. Resultaat: geen mail meer met gevoelige documenten. Audits in minuten. En de leveranciers vinden het prettig. Zij zien zelf wanneer iets vernieuwd moet worden.
Bekijk de volledige Met WA case study →Iedereen wil “een score voor compliance”. Maar weinig mensen kunnen op papier zetten wat ze bedoelen. Bij Met WA hebben wij het zo opgezet:
De formule. Percentage = (aantal medewerkers met alle verplichte velden compleet en certificaten geldig) / (totaal aantal medewerkers) × 100. Per leverancier zie je dat percentage als meter op het dashboard.
Het verschil is in de praktijk belangrijk. Een medewerker mag bij Met WA wel ingezet worden zonder de status “compleet”. Mits de harde velden er zijn. De score zakt dan tijdelijk. Maar het werk kan door.
Dit soort uitzonderingen krijg je alleen scherp als je vooraf met de mensen op de vloer om tafel zit. Een standaard SaaS dwingt vaak een vaste flow af. Die past zelden op de echte praktijk.
Eerlijk antwoord: dat hangt af van wat je wilt. Drie indicaties om mee te rekenen:
€3.000 tot €9.000
€9.000 tot €15.000
€15.000 tot €30.000+
De grootste kostendrijvers: aantal rollen, koppelingen, compliance-logica en de complexiteit van je bestaande processen. Voor een indicatie op maat plan je een gesprek of gebruik je onze app-kostencalculator.
Technisch lijken ze veel op elkaar. Een klantenportaal laten maken volgt dezelfde architectuur. Rollen, login, dashboard, koppelingen. Het verschil zit in de prikkel.
Loggen graag in. Het bespaart hun tijd. Facturen, bestellingen, statussen, support. Het portaal is voor hen een gemak.
Willen vaak juist niet. Het is voor hen extra werk. Het portaal moet aantrekkelijk zijn voor de leverancier zelf, anders vult niemand iets in.
Daarom bouwen wij leveranciersportalen altijd vanuit het gebruiksperspectief van de leverancier. Met alerts vooraf. Met een score die hen ook bij andere opdrachtgevers helpt. Bouw je dat niet in, dan heeft jouw team er niets aan. Ook als jij de opdrachtgever bent.
Wij praten met inkoop, compliance en een paar leveranciers. Welke documenten, rollen, processen. Hieruit komt een concrete scope. Geen rapport van 100 pagina’s.
Schermontwerpen, datamodel, koppelingskeuzes. We maken keuzes die we later niet hoeven terug te draaien.
Elke sprint lever je iets op wat werkt. Eerst uploads en rollen. Dan alerts. Dan ERP-koppeling. Dan de score. Geen big bang.
Eerst een kleine groep leveranciers. Dan de rest. Bij Met WA was dat ongeveer 1,5 maand uitrol na 2 maanden bouwen. Daarna doorontwikkelen.
“Ze investeren in de relatie met klanten, denken proactief mee, stellen oplossingen voor, zijn altijd bereikbaar en komen afspraken na. Een aanrader voor klanten die een doordachte softwarepartner zoeken.”
Michiel Broeksma
CEO Met WA Beveiliging
“Appec werkt al jaren intensief met ons mee aan het platform dat ons hele bedrijf dagelijks draait.”
Mathijs
Berkleba
“Appec heeft ons productieproces volledig gedigitaliseerd. Van grondstof tot eindproduct: alles is nu traceerbaar, veilig en efficient.”
Ira van de Meent
OTN Implants
Wij zijn eerlijk: niet elk bedrijf heeft maatwerk nodig. Drie situaties waarin wij iets anders aanraden:
Maatwerk wint in het midden. Tussen de 20 en 250 leveranciers. Met compliance-eisen die afwijken van de standaard. Een bestaand ERP waar een portaal naast moet leven. En specifieke rollen die SaaS niet één-op-één biedt. Daar zitten onze projecten.
Een leveranciersportaal is een webapplicatie. Leveranciers uploaden hier documenten, certificaten en gegevens. Jij als opdrachtgever ziet wat actueel is en wat verloopt. Denk aan VCA, verzekeringen, KVK-uittreksels en compliance-documenten.
Het bouwen duurt bij ons ongeveer 2 maanden. Daarna nog 1 tot 2 maanden om alle leveranciers aan te haken. Een eenvoudig MVP kan sneller. Een portaal met meerdere ERP-koppelingen iets langer.
Ja. Wij hebben dit voor Met WA Beveiliging gebouwd: een directe koppeling met AFAS Profit. Leveranciers en medewerkers komen uit AFAS, goedgekeurde medewerkers gaan terug. Ook koppelingen met Exact Online en andere ERP’s zijn haalbaar, mits er een API beschikbaar is.
Een MVP voor uploads en basisrollen ligt tussen €3.000 en €9.000. Een standaard portaal met scores, alerts en één ERP-koppeling tussen €9.000 en €15.000. Een volledig portaal vanaf €15.000 tot ruim €30.000. Voor een indicatie op maat plan je een gesprek.
Onder de 20 leveranciers of bij een proces dat past in AFAS of Exact: kies de bestaande module. Boven de 250 leveranciers met een standaard flow: kijk naar Coupa, SAP Ariba of Jaggaer. Zit je daartussen met afwijkende eisen of koppelingen die niet passen? Dan wint maatwerk vrijwel altijd.
Ja. Elk portaal wordt op maat ontworpen in jouw huisstijl. Leveranciers ervaren het als jouw systeem, niet als een willekeurige tool van een derde partij.
Ja. We bouwen een beheerpaneel waarmee jij rollen, documenten en compliance-regels beheert. Wij blijven beschikbaar voor doorontwikkeling, hosting in Azure en monitoring.
Heb je een inkoopproces waar mail, Excel en goede wil samenkomen? Dan is het misschien tijd. Wij zitten in Nijmegen, bouwen vanuit Azure en hebben er eentje draaien voor 100+ leveranciers.
Plan een vrijblijvend gesprekOf bel direct: +31 (0) 24 202 243 5
Of het nu een app is, een web platform of iets waar nog geen naam voor bestaat.
