Portalen

Leveranciersportaal
laten maken

Een leveranciersportaal laten maken waar leveranciers zelf hun documenten en certificaten beheren. Met compliance-scores, automatische alerts en directe AFAS-koppeling. We hebben er een gebouwd voor Met WA Beveiliging.

Plan een gesprek (1 uur) Bekijk kosten

Native app, nieuwe huisstijl, website en een beveiligd leveranciersportaal voor een beveiligingsbedrijf uit Zeist. Samen sinds 2020.

Bekijk de case

Eén systeem voor verkoop, productie, voorraad en levering van medische implantaten.

Bekijk de case

Waarom een leveranciersportaal laten maken?

Een leveranciersportaal laten maken is zinvol als je team per mail achter documenten aan loopt. Je krijgt certificaten binnen. Iemand slaat ze op. Bij de volgende audit blijkt de helft verlopen. We zien dit dagelijks. In facility, beveiliging, logistiek, industrie.

Vier pijnpunten die we keer op keer tegenkomen:

Certificaten verlopen ongemerkt

VCA, ISO, verzekeringen, G-rekeningen. Niemand houdt einddatums bij tot iemand er naar vraagt.

Compliance is niet meetbaar

Je weet dat “de meeste leveranciers” voldoen. Maar niet welke onder de streep zitten.

Aanhaken duurt weken

Bij elke nieuwe leverancier dezelfde lijst opvragen. Achteraan mailen. Weer opnieuw bij de volgende.

Inkoop en QHSE werken apart

Aparte Excels, geen gedeeld beeld. Audits worden zoekplaatjes.

Een portaal lost dit op. Niet door meer tools, maar door eigenaarschap. De leverancier uploadt zelf. Het systeem stuurt zelf alerts. Jouw team ziet zelf het dashboard.

Wat doet een leveranciersportaal precies?

Een leveranciersportaal is een web-app. Je leveranciers loggen in en beheren hun eigen data. Jij ziet als inkoper wat er staat. De kern die wij in bijna elk portaal bouwen:

Uploads met verloopdatum

Voor certificaten, KVK, verzekeringen. Per categorie. Met versiehistorie en audit trail.

Automatische alerts

Bij verloop binnen 30, 60 of 90 dagen. Naar de leverancier en naar jouw team.

Compliance-score per leverancier

Een percentage of kleurcode op basis van wat compleet en geldig is. Direct zichtbaar op het dashboard.

Rollen en rechten

Leverancier ziet eigen data. Inkoop ziet alles. QHSE ziet de compliance-laag. Audit ziet logboek.

ERP-koppeling

Leveranciers komen uit AFAS, Exact, SAP of in-house. Niet dubbel onderhouden.

Bibliotheek

Voor overeenkomsten, gespreksverslagen en algemene inkoopvoorwaarden. Op een vaste plek.

Wat het geen portaal maakt: een gedeelde SharePoint-map. Dat is een archief. Een portaal dwingt proces af. De leverancier moet invullen. Het systeem meet. Het dashboard toont.

Onze case: het leveranciersportaal van Met WA

Met WA Beveiliging · React + .NET · Microsoft Azure · AFAS Profit-koppeling

Met WA Beveiliging is een nationaal beveiligingsbedrijf. Actief in zorg, havens en events. Honderden beveiligers in het veld. Tientallen onderaannemers en leveranciers. Voor elk van hen moet de papierwinkel kloppen. Anders mag er niet gewerkt worden op klantlocaties.

Voor de komst van het portaal ging dat per mail. Leveranciers stuurden certificaten naar een algemeen postvak. Iemand sloeg ze op. Bij audits van eindklanten moest het hele archief uitgekamd worden. Dat zijn vaak zorgorganisaties met strikte eisen.

AFASdirecte koppeling met de administratie
2 mndbouwtraject tot eerste werkende versie
90 dgnvooraf alert bij verlopende documenten

We bouwden het systeem in React en .NET. Het draait op Microsoft Azure. Leveranciers uploaden zelf hun documenten. Het systeem berekent een score per leverancier. Bij documenten die binnen 90 dagen verlopen gaat een alert uit. Naar de leverancier en naar Met WA. Directe koppeling met AFAS voor sync van leveranciers en medewerkers. Een bibliotheek voor gespreksverslagen, overeenkomsten en inkoopvoorwaarden.

Het bouwen duurde ongeveer 2 maanden. Daarna nog 1,5 maand om alle leveranciers aan te haken. Resultaat: geen mail meer met gevoelige documenten. Audits in minuten. En de leveranciers vinden het prettig. Zij zien zelf wanneer iets vernieuwd moet worden.

Bekijk de volledige Met WA-casestudy

Hoe een compliance-score eigenlijk werkt

Iedereen wil “een score voor compliance”. Maar weinig mensen kunnen op papier zetten wat ze bedoelen. Bij Met WA hebben wij het zo opgezet:

De formule. Percentage = (aantal medewerkers met alle verplichte velden compleet en certificaten geldig) / (totaal aantal medewerkers) × 100. Per leverancier zie je dat percentage als meter op het dashboard.

Verplichte velden voor de status “compleet”

  • ID-bewijs voor- en achterkant
  • Voor- en achternaam, mailadres, telefoonnummer, geboortedatum
  • Postcode, huisnummer, woonplaats
  • BHV-certificaat
  • Pasfoto, korpschef-formulier en SVPB-verklaring (alleen voor beveiligers)
  • Screening: Grijze Pas voor beveiligers, VOG of Groene Pas voor andere functies

Harde velden, zonder deze gaat een medewerker niet door naar AFAS

  • ID-bewijs
  • Naam, contact, geboortedatum, adres
  • Een geldig screeningsdocument

Het verschil is in de praktijk belangrijk. Een medewerker mag bij Met WA wel ingezet worden zonder de status “compleet”. Mits de harde velden er zijn. De score zakt dan tijdelijk. Maar het werk kan door.

Dit soort uitzonderingen krijg je alleen scherp als je vooraf met de mensen op de vloer om tafel zit. Een standaard SaaS dwingt vaak een vaste flow af. Die past zelden op de echte praktijk.

Wat kost een leveranciersportaal laten maken?

Eerlijk antwoord: dat hangt af van wat je wilt. Drie indicaties om mee te rekenen:

€10.000 tot €20.000

MVP

Document-uploads
Basisrollen leverancier en inkoop
Eenvoudig dashboard
Geen ERP-koppeling
Geen complexe compliance-logica

€20.000 tot €40.000

Standaard portaal

Alles uit MVP
Compliance-score
Automatische alerts (30/60/90 dagen)
1 ERP-koppeling (AFAS, Exact, anders)
Audit trail

€40.000 tot €75.000

Volledig portaal

Alles uit Standaard
Meerdere ERP-koppelingen
Maatwerk compliance-logica
Bibliotheek-module
Rol-specifieke dashboards
Volledige branding

De grootste kostendrijvers: aantal rollen, koppelingen, compliance-logica en de complexiteit van je bestaande processen. Voor een indicatie op maat plan je een gesprek of gebruik je onze app-kostencalculator.

Wat kost jouw portaal? In een uur rekenen we het samen door.

Plan een gesprek (1 uur)

Leveranciersportaal vs klantenportaal

Technisch lijken ze veel op elkaar. Een klantenportaal laten maken volgt dezelfde architectuur. Rollen, login, dashboard, koppelingen. Het verschil zit in de prikkel.

Klanten

Loggen graag in. Het bespaart hun tijd. Facturen, bestellingen, statussen, support. Het portaal is voor hen een gemak.

Leveranciers

Willen vaak juist niet. Het is voor hen extra werk. Het portaal moet aantrekkelijk zijn voor de leverancier zelf, anders vult niemand iets in.

Daarom bouwen wij leveranciersportalen altijd vanuit het gebruiksperspectief van de leverancier. Met alerts vooraf. Met een score die hen ook bij andere opdrachtgevers helpt. Bouw je dat niet in, dan heeft jouw team er niets aan. Ook als jij de opdrachtgever bent.

Hoe wij een leveranciersportaal bouwen

01

Discovery (1 tot 2 weken)

We praten met inkoop, compliance en een paar leveranciers. Welke documenten, rollen, processen. Hieruit komt een concrete scope. Geen rapport van 100 pagina’s.

02

Ontwerp en architectuur (1 tot 2 weken)

Schermontwerpen, datamodel, koppelingskeuzes. We maken keuzes die we later niet hoeven terug te draaien.

03

Bouw in sprints van 2 weken

Elke sprint lever je iets op wat werkt. Eerst uploads en rollen. Dan alerts. Dan ERP-koppeling. Dan de score. Geen big bang.

04

Livegang en doorontwikkeling

Eerst een kleine groep leveranciers. Dan de rest. Bij Met WA was dat ongeveer 1,5 maand uitrol na 2 maanden bouwen. Daarna doorontwikkelen.

Wat ondernemers zeggen over Appec

Met WA maakt al jaren gebruik van de dienstverlening van Appec. En dat is niet voor niks.
Michiel BroeksmaCEO, Met WA Beveiliging B.V.
Ze kennen onze markt, denken met ons mee, en leveren een stabiliteit die je op deze schaal niet vaak ziet.
MathijsDirecteur & Sales, Berkleba B.V.
De medewerkers van Appec waren erg kien en snel in het begrijpen van onze complexe productieprocessen en dachten met ons mee aan verbeteringen.
Ira van der MeentOTN Implants B.V.

Wanneer raden wij maatwerk juist AF?

We zijn eerlijk: niet elk bedrijf heeft maatwerk nodig. Drie situaties waarin wij iets anders aanraden:

  • Onder de 20 leveranciers met een rustig proces. SharePoint met een Power Automate-flow voor verloopalerts is goedkoper en snel ingericht. Pas bij compliance-eisen met weging, rolscheiding of ERP-sync wordt een eigen portaal echt zinvol.
  • Je gebruikt al AFAS Profit of Exact mét hun leveranciersmodule. Geen tweede systeem optuigen. Eerst de bestaande module benutten. We zijn de eerste om dat te zeggen.
  • Enterprise met meer dan 250 leveranciers. Bij een gestandaardiseerd procure-to-pay-proces: kijk naar Coupa, SAP Ariba of Jaggaer. Die zijn voor dat volume gebouwd.

Maatwerk wint in het midden. Tussen de 20 en 250 leveranciers. Met compliance-eisen die afwijken van de standaard. Een bestaand ERP waar een portaal naast moet leven. En specifieke rollen die SaaS niet één-op-één biedt. Daar zitten onze projecten.

Veelgestelde vragen

Wat is een leveranciersportaal?

Een leveranciersportaal is een webapplicatie. Leveranciers uploaden hier documenten, certificaten en gegevens. Jij als opdrachtgever ziet wat actueel is en wat verloopt. Denk aan VCA, verzekeringen, KVK-uittreksels en compliance-documenten.

Hoe lang duurt het om een leveranciersportaal te laten maken?

Het bouwen duurt bij ons ongeveer 2 maanden. Daarna nog 1 tot 2 maanden om alle leveranciers aan te haken. Een eenvoudig MVP kan sneller. Een portaal met meerdere ERP-koppelingen iets langer.

Kan een leveranciersportaal koppelen met AFAS?

Ja. We hebben dit voor Met WA Beveiliging gebouwd: een directe koppeling met AFAS Profit. Leveranciers en medewerkers komen uit AFAS, goedgekeurde medewerkers gaan terug. Ook koppelingen met Exact Online en andere ERP’s zijn haalbaar, mits er een API beschikbaar is.

Wat kost een leveranciersportaal?

Een MVP voor uploads en basisrollen ligt tussen €10.000 en €20.000. Een standaard portaal met scores, alerts en één ERP-koppeling tussen €20.000 en €40.000. Een volledig portaal met meerdere koppelingen tussen €40.000 en €75.000. Voor een indicatie op maat plan je een gesprek.

Moeten we een SaaS-oplossing kiezen of maatwerk laten bouwen?

Onder de 20 leveranciers of bij een proces dat past in AFAS of Exact: kies de bestaande module. Boven de 250 leveranciers met een standaard flow: kijk naar Coupa, SAP Ariba of Jaggaer. Zit je daartussen met afwijkende eisen of koppelingen die niet passen? Dan wint maatwerk vrijwel altijd.

Kan ik het portaal in onze huisstijl laten bouwen?

Ja. Elk portaal wordt op maat ontworpen in jouw huisstijl. Leveranciers ervaren het als jouw systeem, niet als een willekeurige tool van een derde partij.

Beheren wij zelf het portaal na livegang?

Ja. We bouwen een beheerpaneel waarmee jij rollen, documenten en compliance-regels beheert. We blijven beschikbaar voor doorontwikkeling, hosting in Azure en monitoring.

Geschreven door Jasper Rietrae Oprichter van Appec. We bouwen sinds 2015 maatwerk software voor het mkb, waaronder portalen voor onder andere Met WA Beveiliging, Berkleba en OTN Implants.