Casestudy · Bedrijfssoftware

Productie en administratie voor OTN Implants in één webapp

OTN Implants werkte met losse spreadsheets, pakbonnen die met de hand gemaakt werden en papieren formulieren. Na ruim een maand discovery bouwden we één systeem voor verkoop, productie, voorraad en levering.

Ook één systeem in plaats van Excel?

Voorbeelddata

KlantOTN Implants, Nijmegen

Wat we bouwdenWebapplicatie voor verkoop, productie en voorraad

PlatformWebapp in het Nederlands, Duits en Engels

StatusLive sinds 2025

LOTElk implantaat is via zijn lotnummer terug te volgen, van inkoop tot levering

DigitaalBedrijfsprocessen en bedrijfsregels van OTN afgedwongen door het systeem, zodat een order nooit in een onmogelijke staat komt

Bijna 20Feedbackrondes van OTN verwerkt, elke keer in een volgende release

De vraag

Hoe houd je elk implantaat traceerbaar zonder Excel?

OTN Implants is een Nederlandse producent van medische implantaten, op maat en kant-en-klaar, voor ziekenhuizen en klinieken. Voor de MDR moet elk implantaat traceerbaar zijn tot op het lotnummer. Bij een audit of een terugroepactie moet snel duidelijk zijn welk product, uit welke batch, naar welke klant is gegaan.

Dat liep via losse spreadsheets, pakbonnen die met de hand gemaakt werden en papieren intakeformulieren. Er was ook een oude database, maar daar werkte niemand graag mee. Veel werd dus dubbel ingevoerd. Ira van der Meent, Office Manager bij OTN, begon het gesprek met wat ze had: een A4’tje met pen en potlood.

De eerste kaart van hoe het systeem moest werken.

Wat we bouwden

Wat we bouwden, en waarom zo

Eén webapplicatie voor verkoop, productie, inkoop, voorraad, klanten en leveranciers. Van offerte tot commerciële factuur. Twee keuzes bepaalden hoe het werkt.

Eerst ontwerpen, dan pas bouwen

We splitsten het werk bewust in twee delen. Eerst ruim een maand ontwerp als discovery, samen met OTN, tot op het niveau van één bestelling van één klant. Pas daarna de bouw. Zo bleef de omvang te overzien, en wist iedereen waar hij ja tegen zei voordat er een regel code stond.

Voorraad als reeks vaste boekingen

Een voorraadaantal dat je overschrijft, vertelt niet hoe het zo gekomen is. Daarom is elke voorraadbeweging in het systeem een vast record dat niet meer verandert. Zo is de hele reis van een item terug te zien bij een audit, en kunnen retouren en correcties worden geboekt zonder dat de geschiedenis verandert.

Van schets naar gedeelde taal. Elk vraagteken is een gesprek dat nog moest plaatsvinden.

Productielijst met per patiëntcode de kliniek, het implantaat, de OK-datum en de planning — Voorbeelddata

In beeld

Een rondleiding
door de applicatie.

Zeven schermen uit de applicatie die OTN elke dag gebruikt, gevuld met voorbeelddata.

Verkooporders gegroepeerd per status, van nieuw tot onderweg — 01 / 07Orderbeheer en productieElk order krijgt een Q-nummer dat door alle modules meereist. Orders staan per status bij elkaar, van nieuw tot onderweg.

Productenlijst met eigen artikelcodes en voorraad in Nederland en België — 02 / 07Producten en voorraadVoorraad in het magazijn, plus zichtvoorraad op locatie bij klanten. Per product direct zichtbaar.

Order met twee leveringen, per regel het lotnummer, de prijs en de bestemming — 03 / 07LOT per leveringKomt een inkooplevering binnen, dan krijgt elk product zijn lotnummer en een plek: voorraad, halffabricaat of huur. In het order staat per levering welk lotnummer waarheen gaat.

Leverancierskaart met contact, factuuradres en documenten — 04 / 07LeveranciersGegevens, contacten, financiën, adressen en documenten in één profiel, gekoppeld aan inkoop.

Productielijst met het berichtenpaneel open, berichten per order — 05 / 07Berichten bij elk orderVragen en afspraken staan bij het order zelf, naast de productielijst. Wie genoemd wordt, krijgt een melding.

Automatisch gegenereerde pakbon met lotnummers per artikel — 06 / 07Pakbonnen en handelsfacturenDe pakbon komt uit de orderregel, met product, aantal en lotnummer. Ook de commerciële factuur voor zendingen naar het buitenland maakt het systeem zelf.

Omzet over twaalf maanden met vergelijking met het jaar ervoor — 07 / 07CijfersOmzet per periode, naast dezelfde periode een jaar eerder. Met klanten, landen, orderportefeuille, productie en voorraad in één overzicht.

Verkoop en offertes

Offertes opvolgen en omzetten naar orders, met automatische Q-nummering.

Productie met statusflow

De status van een item bepaalt wat er mag gebeuren en wat niet.

Inkoop en leveringen

Inkooporders per leverancier, en bij binnenkomst direct een lotnummer en een plek per product.

Voorraad, zicht en huur

Eigen voorraad, zichtvoorraad bij klanten en huurvoorraad, elk apart te volgen. Per lotnummer de hele geschiedenis.

Prijslijsten per klant

Elke klant een eigen prijslijst, met kortingen en toeslagen. Het order rekent zelf de juiste prijs.

Bedrijfsprocessen en -regels

De werkwijze van OTN digitaal afgedwongen. Een order kan niet in een onmogelijke staat komen.

Berichten bij elk order

Vragen en taken blijven bij het order of item. Wie genoemd wordt, krijgt een melding.

Pakbonnen en facturen

Pakbonnen in de taal van de klant en verkoopfacturen met het lotnummer per regel, als PDF rechtstreeks uit het order.

Documentherkenning met AI

Upload een ingevuld formulier en het systeem herkent wat het is, leest ook handschrift en stelt voor bij welk order het hoort.

Omzet en statistieken

Omzet per periode, klant, product en land, met retouren en creditnota’s er al af.

Rollen en tweestapsverificatie

Iedereen ziet wat bij zijn rol hoort. Inloggen gaat altijd met een tweede stap.

Drie talen

Nederlands, Duits en Engels, per gebruiker in te stellen.

Begrepen verrassend snel onze complexe bedrijfsprocessen en dachten mee aan verbeteringen en hoe het in het systeem eruit zou moeten zien. Communicatief erg vaardig en prettig in de omgang.

Ira van der MeentOffice Manager, OTN Implants B.V.

Wat nog loopt

Het systeem is af, maar niet klaar. OTN stuurt elke paar weken een genummerde ronde feedback, en die gaat in een volgende release.

Techniek

Onder de motorkap

Een Next.js-voorkant met een .NET-achterkant op Microsoft Azure. Inloggen gaat altijd met tweestapsverificatie, en pakbonnen en facturen maakt het systeem zelf als PDF.

Next.js + TypeScriptC# .NETEntity Framework CoreMicrosoft AzureOpenIddict OAuth2Verplichte 2FAOpenAPISentry

Gebouwd door

Een vast team
van vijf.

Korte lijnen, directe verantwoordelijkheid, en iedereen kent de context. Na livegang komt elke paar weken feedback uit het veld, telkens verwerkt in een volgende release.