Casestudy · Portaal
Een leveranciersportaal met AFAS-koppeling voor Met WA
Leveranciers stuurden identiteitsbewijzen en certificaten van hun medewerkers per mail. Nu leveren ze alles aan in een eigen, beveiligde omgeving.
Hoe krijg je gevoelige documenten uit de mailbox?
Met WA is een beveiligingsbedrijf uit Zeist, met diensten van zorgbeveiliging tot havenbeveiliging. Het werkt met een groot netwerk van leveranciers. Die stuurden de gegevens van hun medewerkers per mail: identiteitsbewijzen, certificaten, pasfoto’s en getekende gedragsregels. Niet veilig, niet overzichtelijk, en niet vol te houden als het bedrijf groeit.
Bart Broeksma, Hoofd Organisatie & Ontwikkeling bij Met WA, kwam met een heldere vraag: een eigen omgeving waar leveranciers hun medewerkers aanmelden, documenten uploaden en certificaten bijhouden. En die omgeving moest direct aansluiten op AFAS.
Wat we bouwden, en waarom zo
Een beveiligd portaal als aparte webapplicatie, gekoppeld aan het CMS van Met WA en aan AFAS, in de huisstijl van Met WA. Twee keuzes bepaalden hoe het werkt.
Per functie de juiste documenten
Welke certificaten nodig zijn, verschilt per functie, per locatie en per leverancier. Daarom vraagt het portaal per medewerker precies wat voor die functie nodig is, in plaats van één vaste lijst voor iedereen. Die regels staan centraal in het CMS, zodat Met WA ze zelf kan aanpassen.
AFAS-regels al bij het invullen
AFAS accepteert alleen strak opgemaakte gegevens, bijvoorbeeld een telefoonnummer als +316 zonder spaties. Het portaal controleert dat meteen bij het invoeren. Zo hoeft er in AFAS achteraf niets rechtgezet te worden.
Een rondleiding
door het portaal.
Vijf schermen uit het portaal, van aanmelden tot beoordeling.
Aanmelden in vijf stappen
Persoonsgegevens, adres, documenten, kledingmaten (als dat nodig is) en certificaten. Tussendoor opslaan als concept kan.
Beoordeling door Met WA
De leverancier dient in, Met WA keurt goed of af. Bij een afwijzing ziet de leverancier waarom.
Compliance per leverancier
Per leverancier het deel van de medewerkers dat volledig in orde is, bijvoorbeeld 9 van de 10.
Verlopen certificaten vooraan
Certificaten die verlopen of bijna verlopen staan als melding op het dashboard.
Door naar AFAS
Goedgekeurde medewerkers gaan in het juiste formaat door naar AFAS.
Documentenbibliotheek
Werkinstructies en inkoopvoorwaarden van Met WA, en per leverancier de eigen afspraken, zoals een SLA.
Wat bewust nog niet in het portaal zit
Leveranciers kunnen zelf geen algemene documenten of afspraken uploaden. Dat doet alleen Met WA: eerst de documenten die elke leverancier ziet, zoals de inkoopvoorwaarden, en inmiddels ook documenten per leverancier, zoals een SLA of samenwerkingsovereenkomst. Zo staan de afspraken met een leverancier op één plek, en uploadt een leverancier alleen de papieren van zijn eigen medewerkers.
Onder de motorkap
Een React- en Next.js-voorkant met een .NET-achterkant op Microsoft Azure. De regels voor verplichte documenten draaien op de server, zodat ze op één plek beheerd worden.
Ook een portaal dat met AFAS praat?
Vertel wat je nu per mail of in Excel regelt. Dan laten we zien wat we voor vergelijkbare bedrijven bouwden.
