Casestudy · Web applicatie
Met WA Leveranciersportaal
Eindeloos e-mailverkeer met gevoelige data? Verleden tijd.
Achtergrond
De klant
Met WA is een beveiligings- en veiligheidsbedrijf gevestigd in Zeist dat onder het motto “Meer dan beveiliging” een breed palet aan diensten biedt: van zorgbeveiliging in GGZ-instellingen en ziekenhuizen tot havenbeveiliging, van uitzendservices voor BHV’ers tot een eigen academie voor de-escalatietrainingen. Met certificeringen als ISO 9001 en het Keurmerk Beveiliging is compliance geen bijzaak, het zit in hun DNA.
Uitdaging
De aanleiding
Om hun diensten te leveren werkt Met WA met een uitgebreid netwerk van leveranciers. Die leveranciers stuurden de gegevens van hun medewerkers per e-mail: identiteitsbewijzen, certificaten, pasfoto’s, getekende gedragsregels. Gevoelige documenten die heen en weer vlogen via mailboxen. Niet veilig, niet overzichtelijk, en niet schaalbaar. Bart Broeksma, Manager Planning bij Met WA, klopte aan bij Appec met een heldere vraag: wij hebben een professionele omgeving nodig waar leveranciers hun medewerkers kunnen aanmelden, documenten uploaden en certificaten bijhouden. En die omgeving moet naadloos aansluiten op AFAS.
Aanpak
De oplossing
Appec bouwde een beveiligd leveranciersportaal als aparte webapplicatie, gekoppeld aan het bestaande CMS van Met WA. Data stroomt volledig geintegreerd tussen beide systemen en via de AFAS-koppeling communiceert het portaal direct met de administratie. Het belangrijkste resultaat: gevoelige informatie wordt niet meer per mail uitgewisseld. Leveranciers loggen in op hun eigen beveiligde omgeving en beheren alles vanuit een overzichtelijk dashboard.
React + Next.js frontend
C# .NET backend
Microsoft Azure hosting
AFAS ERP-koppeling
4-staps registratie
Compliance-scoring
Auto-notificaties
Rolgebaseerde toegang
Document-uploads
Statusworkflow
Functies
Wat het portaal doet
Het leveranciersportaal digitaliseert het complete leveranciersbeheer van Met WA in zes kernfuncties.
01
4-staps registratie
Nieuwe medewerkers aanmelden in vier stappen: persoonsgegevens, adres, documenten en certificaten. Het portaal bepaalt op basis van functie welke documenten verplicht zijn.
02
Compliance-score
Een real-time compliance-score per leverancier die direct laat zien hoeveel medewerkers volledig gedocumenteerd zijn en waar actie nodig is.
03
AFAS-koppeling
Goedgekeurde medewerkers worden automatisch doorgezet naar AFAS in het juiste formaat. Geen handmatige invoer, geen fouten.
04
Auto-notificaties
Automatische meldingen voor certificaten die binnen 90 dagen verlopen. Verlopen documenten springen er direct uit in het rood.
05
Statusworkflow
Elke medewerker doorloopt een statusproces: concept, ingediend, in behandeling, goedgekeurd of afgewezen. Bij afwijzing ontvangt de leverancier automatisch de reden.
06
Documentbeheer
Identiteitsbewijzen, pasfoto’s, gedragsregels, screenings en certificaten veilig uploaden en beheren. Alles op een plek, niet meer in mailboxen.
Technologie
Onder de motorkap
Het portaal is gebouwd als een React/Next.js frontend met een .NET backend, gehost op Microsoft Azure. De frontend communiceert via een RESTful API met de backend, die de bedrijfslogica en AFAS-koppeling afhandelt. De conditionele veldlogica (welke documenten zijn verplicht op basis van functie) draait server-side, zodat de regels centraal beheerd worden vanuit het CMS.
// Leveranciersportaal tech stack
frontend: “React + Next.js”
backend: “C# .NET”
hosting: “Microsoft Azure”
erp: “AFAS-koppeling”
cms: “Bestaand Met WA CMS”
auth: “E-mail + wachtwoord”
Compliance
Gebouwd voor ISO en keurmerken
Voor een bedrijf dat werkt met ISO 9001 en het Keurmerk Beveiliging is geautomatiseerde compliance-bewaking geen luxe maar een vereiste. Het portaal toont in een oogopslag welke leveranciers compliant zijn en waar certificaten verlopen. Statuskaarten op het dashboard geven direct het totaal aantal medewerkers, hoeveel goedgekeurd, in behandeling en afgewezen. Alerts springen eruit bij afgewezen aanvragen of verlopen certificaten. Het resultaat: van Excel-lijstjes en vergeten verlengingen naar een systeem dat proactief waarschuwt.
Design
In de huisstijl van Met WA
Het design van het portaal ademt de huisstijl van Met WA: het herkenbare teal-groen als primaire kleur, clean en professioneel. De medewerkerslijst biedt filtering op status en zoeken op naam, functie of e-mail. Het detailscherm bundelt alles op een pagina: persoonsgegevens, adres, contactgegevens, documenten met upload-status en opleidingen met verloopdata. Alles scanbaar, alles klikbaar.
Met WA maakt al jaren gebruik van de dienstverlening van Appec. En dat is niet voor niks. Ze investeren in de relatie met hun klanten, denken actief mee, komen proactief met mogelijke oplossingen, zijn altijd bereikbaar en bovenal komen ze hun afspraken na. Een aanrader voor opdrachtgevers die een ‘meedenkende’ leverancier zoeken voor alles op gebied van software.
Impact
Het resultaat
Het Met WA Leveranciersportaal laat zien hoe Appec een complex, compliance-gedreven proces omzet in een gebruiksvriendelijke webapplicatie.
0
Gevoelige data per e-mail
4 stappen
Medewerker aanmelden
Real-time
Compliance-scores
AFAS
Directe ERP-koppeling